Microsoft Access

1 ¿Qué son base de datos?

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), y por ende se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.

Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.

Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental.

2 ¿Qué es Access?

Microsoft Access, también conocido como MS Access, es un Sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.

3 ¿Qué tiene que ver el directorio telefónico con las bases de datos?
El directorio telefónico tiene alta relación con lo que son las bases de datos, ya que las mismas facilitan la organización del directorio al tener que ordenar mucha cantidad de información alfabéticamente se necesita el uso de las base de datos que ayudan a que el trabajo sea mas fácil y rápido.

4 ¿Cuáles son las consideraciones que tenemos que tomar en cuenta a la hora de crear bases de datos?

Son muchas las consideraciones a tomar en cuenta al momento de hacer el diseño de la base de datos, quizá las más fuertes sean:

·         La velocidad de acceso

·         El tamaño de la información

·         El tipo de la información

·         Facilidad de acceso a la información

·         Facilidad para extraer la información requerida

·         El comportamiento del manejo de base de datos con cada tipo de información.

5 ¿Qué ventajas representa tener información almacenada en la computadora, y en hojas y tarjetas?

Las principales: facilidad en el procedimiento de la información, gran velocidad de respuesta, posibilidad de organizar los datos conforme a criterios distintos, precisión en los cálculos y obtención de informes fácilmente.

6 Describe registros y campos

Un registro (también llamado fila o tupla) representa un objeto único de datos implícitamente estructurados en una tabla. En términos simples, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura.

Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad. Se le asigna automáticamente un número consecutivo (número de registro) que en ocasiones es usado como índice aunque lo normal y práctico es asignarle a cada registro un campo clave para su búsqueda.

Un campo es un espacio de almacenamiento para un dato en particular. En las bases de datos, un campo es la mínima unidad de información a la que se puede acceder; un campo o un conjunto de ellos forman un registro, donde pueden existir campos en blanco, siendo éste un error del sistema operativo. En las hojas de cálculo los campos son llamados celdas.

7 Describa la pantalla de Access

·         Barra de titulo: Contiene el nombre del programa. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar y maximizar restaurar y cerrar.

·         Barra de menús: En ella están ubicados los menús, que contienen todas las opciones que presenta el programa.

·         Barras de herramientas: Desde ellas se accede de forma rápida a las órdenes más utilizadas.

·         Barra de Estado: situada en la parte inferior de la ventana del programa, presenta distinta información sobre el documento en el que se está trabajando.

·         Tablas: Base fundamental de la base de datos.

·         Consultas: Herramienta para buscar información interna.

·         Formularios: Infraestructura para ingresar los datos.

·         Informes: Resultados de la consultas.

·         Paginas: Permite visualizar a través de internet Explorer la base de datos.

·         Macros: Combinación de comandos.

·         Módulos: Programación para realizar consultas en informes.

8 Elabora un cuadro sinóptico sobre los elementos de la interfaz de Access (elementos y su descripción)